医療事務・受付の接遇が医院・クリニックの印象度を決める

受付＝医院の印象

医療現場にもサービス業と同じような対応を求められている現在、医院の評価は医師の技術や実績だけではなく、院内の設備やスタッフの接遇まで評価の対象となっています。特に医療事務の窓口スタッフは、医院の印象度が決められる重要なポジションにいることをご存知でしょうか。ここでは、その理由と医院における医療事務の役割について、わかりやすくお伝えします。

受付は、患者さまが一番長くいる場所

一般的な医院での診察の一連の流れは、
①「受付・問診」
②「処置・検査・診察」
③「会計」
④「調剤薬局で薬をもらう」

ですが、それぞれのプロセスの間には少なくとも待ち時間が発生し、規模の小さな医院であれば待ち時間のほとんどを、受付の医療事務員が見える待合室（受付）で過ごすのではないでしょうか。待合室にはテレビや雑誌などありますが、患者さまの視界範囲内にいる医療事務員にも目がいくと思われます。また見えてなくても、会話などが聞こえてくるはずです。

したがって、窓口でのみなさんの立ち振る舞いが医院の印象を決めてしまうのです。

　

丁寧な言葉使いはできて当たり前

では、好印象を持たれるためにはどうしたらいいでしょうか。

まず、「丁寧な言葉使い」ですが、これは医療事務に関わらず、どの職種においても当たり前のことです。

アットホームな医院であれば、つい患者さまに家族や友達に話すような言葉を使ってしまうかもしれませんが、少なくとも「です・ます」調の会話をしましょう。また「患者に医療を提供してあげた」と思わないで、患者さまがお支払いされた医療費の一部が院内の設備投資や私たちの給料になることを意識して対応してください。

●ひと言、丁寧な言葉を添えてみる

上記を踏まえた上で、いつもの言葉にひと言添えるだけで、印象がよくなることがあります。
例えば、患者さまに保険証の提示をお願いするときは、

また、問診表を記入して頂きたいときは

いかがでしょうか。
機械的な一方的な対応ではなく、少しやわらかい印象の対応になったのではないでしょうか。

●患者さまの名前を添える

さらに、患者さまとの会話の中に、「〇〇さん（様）」と相手の名前を添えるのも効果的です。人は名前を呼んでもらうことで、相手に対して安心感と親近感をもつといわれています。自分が患者の立場になって考えると、名前を呼んでもらえたら嬉しいですよね。

●声にも表情を

患者さまへの対応は笑顔を心がけること同時に声にも表情をつけてみましょう。笑顔でも声が小さかったり、元気のない声だったりすると患者さまに不安や不快感を与える可能性があります。はっきりと聞こえる元気な声で対応しましょう。

気になる患者さまに声をかける

先にお伝えしたとおり、患者さまは診察を終えるまでに、待ち時間が発生します。体調が悪い上に待ち時間が長いとストレスになり、医院の印象を損ねてしまう恐れがあります。そこで待ち時間を気にしている患者さまや、椅子に座って待っているのが辛そうな患者さまがいたら、声をかけてみてください。自分を気にしてくれていると思い、それだけでも不安が和らぎます。症状の急変など臨機応変に対応することもあるので、常に待合室を見渡しておきましょう。また、患者さまが診察に呼ばれたときは「お待たせしました。」と声をかけるのもいいでしょう。

診察を円滑に進めるためには

医療事務は、窓口や会計業務だけではなく、医師や看護師などが診療に集中できるように患者さまの診察の流れをつくってあげる役割もあります。患者さまの症状や病歴、診療内容の具体的な要望などの事前情報を的確に伝えたり、院内で行われている現在の状況を把握したりするなど、常にアンテナを張り巡らせ、こちらからも情報発信できるような体制をつくっておくことが大事です。円滑な診療は、患者の待ち時間を減らし、医院への満足度を向上させます。これも立派な接遇のひとつです。

医療事務もプロ意識を持って

以上、医療事務（受付）の接遇が医院の印象度を変えるポイントについてお伝えしましたが、具体的なメージをお持ちいただくことができたでしょうか。医療事務は、ただ受付や会計をすればいいものではなく、診療が円滑に行われるために、医院全体を見まわしておく総監督の役割もあります。医師や看護師と同様に常にプロ意識をもって業務に携わりましょう。きっと患者さまも、頑張るあなたを見てくれています。